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Garder vos e-mails organisés est impératif, surtout en entreprise. On commence à se poser la question des emails, lorsque l’on commence à avoir plusieurs emails avec des codes d’accès, des emails clients et fournisseurs, des informations importantes … et que l’on a du mal à les retrouver. Je dois assez souvent revenir dans ma boite de reception, pour consulter des informations sur mes bases de données, pour renvoyer un email à un fournisseur, etc. Et il est indispensable d’y accéder le plus rapidement possible, afin de ne pas perdre en productivité. Et voici quelques façons de garder vos courriers électroniques organisés.
Si votre boîte mail professionnelle est actuellement encombrée par des centaines d’objets anciens, donnez-vous le temps nécessaire pour la vider. Ce premier nettoyage peut prendre plusieurs heures, il se peut donc que vous ayez besoin de vous y mettre le week-end ou lorsque vous avez plusieurs heures de libres pour y arriver.
Le classements des emails
Avant de commencer le classement des messages, vous aurez besoin de réfléchir à votre organisation.
Ce n’est pas si facile, et des questions comme « Dans quel dossier ranger ce message ? » « Le nom de ce dossier est-il pertinent ? » « Dois-je créer un sous dossier ou tout mettre dans le même? » ne sont pas si anodines. Je me trompe ? Pour recevoir, envoyer et trier mon courrier, j’utilise Windows Live Mail, car il me permet de centraliser l’ensemble de mes comptes emails. Pratique lorsque vous en avez plus d’une dizaine. Voici quelques exemples, qui viennent de mon expérience :
1. Dossiers « Nom du client » – Créer des dossiers d’emails qui ont le même nom que vos clients. Tous les e-mails en reçus ou envoyés à un client en particulier seront déposés dans le dossier de ce client. (Si vous travaillez avec peu de clients)
2. Dossiers « Nom du prestataire / fournisseur » – Pour stocker vos conversations avec chacun de vos fournisseurs. Indispensable pour maintenir un suivi et des preuves d’envoi.
3. Dossiers « Nom du projet » – Si vous travaillez principalement sur des projets, vous pouvez créer des dossiers qui correspondent aux noms de vos projets passés, actuels ou futurs. Ainsi, vous pouvez déposer tous les messages liés au projet, peu importe qu’il soit envoyé ou reçu, dans le dossier correspondant. (Très utile si vous avez plusieurs prestataires et partenaires participant au projet)
4. Dossier « Comptes » – Puis créez des sous dossiers, comme par exemple « Régies », « Services », « Annuaires » …
5. Dossier « Facturation » – Pour stocker vos factures envoyés et reçus (Plus bas, je vous donnerai des moyens plus efficaces de stocker vos factures). Les emails peuvent servir de preuve en cas de contestation.
6. Dossier « Hébergeur » – Avec la liste de vos noms de domaines, bases de données …
7. Dossier « Litiges » – Entreprise rime presque toujours avec problème légal, des gens qui copient votre contenu, ou qui vous accusent de diverses choses, il est indispensable de garder des traces de ce genre de conversations.
Je suis sur que vous avez déjà des idées supplémentaires …
A mes yeux, avoir une bonne organisation est indispensable. Tout d’abord car avec le temps, vous aurez alors des milliers d’emails, et la fonction de recherche prendra plusieurs minutes à trouver l’email perdu. Puis aussi, car des fois, vous ne savez pas quel terme recherché. Vous savez uniquement, que vous recherchez le mail d’un client vers telle date …
Faites le ménage une bonne fois pour toute …
Une fois que vous avez décidé comment vous voulez organiser vos e-mails, classez chaque message qui se trouve dans votre boîte de réception ou qui est mal rangé. C’est cette partie qui peut prendre des heures, assurez-vous donc que vous réservez assez de temps pour bien terminer le travail. J’ai effectué ce rangement alors que j’avais déjà pas mal d’emails, oui ça prend du temps, mais c’est la seule et unique fois que vous aurez à le faire.
Pendant que vous triez vos messages, vous pouvez trouver plusieurs e-mails qui n’ont pas encore été traités, mais qui ont besoin de l’être. Essayez de répondre à ceux-ci avant de les classer, ou de créer une note pour vous en occuper plus tard. Ou alors, si votre système de messagerie le permet, vous pouvez les marquer pour un traitement ultérieur.
Note :
Si votre programme de messagerie a la capacité de lier des messages à des contacts, je vous suggère fortement d’utiliser cette fonction. C’est le cas de GoldMine par exemple. Tous les e-mails envoyés ou reçus peuvent être déposés dans un historique, à côté des rendez-vous, appels téléphoniques, fax, notes de projet, et toute autre correspondance accumulées.
Habitude sur le long terme
Une fois que vous avez passé le temps nécessaire pour organiser votre boîte de réception, il est assez facile de la garder organisée à partir de là. Il suffit de stocker vos emails dans vos dossiers existants, après les avoir traités. En plus d’être plus organisé, plus rapide, avoir une boite de reception toute propre vous apportera une sérénité d’esprit indescriptible !
Quelques idées supplémentaires
Depuis quelques temps, j’essaye de conserver le moins d’emails possibles sur l’ordinateur. Peu à peu ça prend de la place, et vu que j’utilise plusieurs machines, il est ennuyeux de ne pas avoir les données nécessaires à portée de main …
C’est simple, je ne laisse dans ma boite emails, uniquement que ce qui peut servir comme preuve d’un point de vue juridique, et ce qui peut être amené à se transférer par la suite. Comme par exemple le service client, les conversations avec les prestataires, les litiges …
Puis le reste, je le stocke dans Evernote. Qui se synchronise avec tous mes appareils, l’accès est rapide et pratique. Puis pour les pièces jointes, tous les fichiers concernant l’entreprise sont stockés dans la Dropbox. Idem, tout est synchronisable encore une fois.
Au sujet de Davy
Davy Duthieuw a écrit 320 articles.
Entrepreneur et Webmarketeur
