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Un assistant virtuel c’est le genre de magie qui était inimaginable avant l’apparition d’internet. C’est ce que j’appelle une « secrétaire 2.0 ». L’assistant virtuel va vous aider à déléguer toutes vos tâches redondantes, longues, et fastidieuses, pour peu qu’elles restent simples et que votre assistant puisse les faire tout en restant derrière un ordinateur.
Tout est virtuel, vous pouvez avoir un assistant virtuel au Canada, en Inde, aux Philippines, en France ou au Maroc. Un assistant virtuel ça vous permet d’acheter du temps pour vous même, sans avoir l’obligation d’embaucher si vous n’en avez pas le budget par exemple…
Demander tout et n’importe quoi à son assistant virtuel ?
L’assistant virtuel peut être à la fois un assistant personnel, et un assistant professionnel. Donc même si ça peut vous aider pour votre Web-Entreprise, c’est aussi parfait pour vous acheter du temps pour pratiquer vos loisirs ou être en famille plus souvent.
Voici par exemple quelques demandes que vous pourriez faire :
– Réserver un voyage à Mexico City, du 3 Mars au 26 Mars, budget de 1200 euros pour le vol et de 20 euros par nuit maximum pour l’hôtel, situé à 5km maximum du centre ville.
– Acheter la liste des 10 livres listées ci-dessous, en français de préférence sur Amazon.
– Rechercher dans mon dossier de téléchargement puis ranger tous les fichiers qui s’y trouvent dans les dossier de ma Dropbox, selon la procédure de rangement. (Document en PDF que vous aurez précédemment rédigé pour ce genre de tâches répétitives)
– Me donner une liste de 5 alternatives pour un micro-cravate, en comparant auparavant les avis sur le net.
– Envoyer un message type à 20 personnes, en modifiant à chaque fois le nom, puis transmettre la réponse de ceux qui auront répondu.
– Supprimer tous les emails contenant « XXX » dans le titre, puis cocher comme étant important les messages provenant de « YYY » et « ZZZ ».
– A chaque fois que tu vois un email avec le titre « [Objectif Monétiser] Nouveau client », créer une nouvelle facture en suivant la procédure en PDF.
– Récupérer les factures pour chaque achat, les renommer et les ranger dans un dossier spécifique.
– Acheter un bouquet de 24 roses pour ma femme, rajouter le petit mot que tu trouveras en pièce jointe, puis lui faire livrer le jour du 14 Février à partir de 14h.
Il est important pour les tâches répétitives de créer auparavant des vidéos ou des PDF, pour bien expliquer la procédure et éviter de passer derrière la personne, qui n’est pas forcément habituée à vos méthodes de travail.
Comment trouver un assistant virtuel ?
C’est vraiment très simple, et ça ne demande aucun engagement : AskSunday et Fancyhands qui sont mes préférés, notamment Fancyhands avec une application pour tout gérer facilement depuis un Smartphone.
Ils sont un peu onéreux car la gestion est facilitée, après il y a aussi TimeSVR , qui vous permet d’avoir des tâches basiques illimitées pour un peu plus de 50 euros par mois. J’adore aussi.
Pour des tâches un peu plus « techniques », vous pouvez vous diriger vers VirtualAssistant et VotreAssistantVirtuel.
Tous ces services, sont excellents pour des tâches simples, ou pour lesquelles vous avez des procédures rédigées, des procédures répétitives, qui ne demandent pratiquement pas de connaissances ou de réflexion. Si vous avez des besoins récurrents, il faut procéder autrement…
Comment embaucher un assistant virtuel à plein temps
A un moment donné, vous allez être confronté à un nombre incroyable de tâches à effectuer, et les difficultés d’embaucher, surtout au niveau du coût et des formalités administratives. Pour avoir un salarié, il faut avoir un budget énorme, et même si créer des emplois est l’objectif de toute entreprise sur le long terme, c’est difficilement faisable en phase de création ou même de développement…
La solution : « Embaucher » un assistant virtuel
En France, les institutions adorent mettre les bâtons dans les roues des entrepreneurs. Si vous travaillez avec un prestataire à plein temps, on appelle ça du salariat déguisé. Donc ce n’est pas faisable. Les lois sont différentes au Maroc, aux Philippines, en Chine ou dans d’autres pays, où le coût de la main d’œuvre n’est pas si élevé qu’en UE, c’est tant mieux.
Et vous pouvez très bien « embaucher » un prestataire, qui travaillera pour vous à temps plein ou alors à temps partiel c’est vous qui choisissez, pour effectuer des procédures récurrentes et tâches ponctuelles qui demande un accès à vos données et une connaissances de vos méthodes. Ça vous permet de sous-traiter des tâches qui viennent régulièrement une bonne fois pour toute, au lieu de le répéter à chaque fois que la tâche arrive. Ça vous permet d’avoir quelqu’un qui connait votre business, quelqu’un à qui vous pouvez faire confiance, quelqu’un avec qui vous pouvez partager toutes les données sensibles, nécessaires à la sous-traitance de certaines tâches (Une carte bleue par exemple).
J’utilise très régulièrement le site Odesk pour sous-traiter certaines tâches techniques, comme le design d’un logo, la création d’une redirection, le design d’une page Facebook, etc. Mais il y a des gens du monde entier inscrits sur ce site, ou alors sur Elance ou Freelancer, qui recherchent à devenir assistant virtuel.
Il suffit de poster votre job, et de faire des interviews. Si vous avez besoin de quelqu’un qui parle français, précisez-le dans votre annonce. Par contre ne vous attendez pas à avoir Bernard Pivot en face de vous, donc évitez toutes les tâches qui demande une rédaction. (Mais une compréhension du français est appréciable, comme pour des montages vidéos, des publications d’articles…)
Avoir un « presque » employé à plein temps pour 200 euros par mois, c’est un avantage ÉNORME, qui n’existait pas encore il y a 10 ans en arrière. Un assistant virtuel ça peut faire des miracles pour votre Web-Entreprise, littéralement vous soulager, vous donner davantage de temps pour travailler sur ce qui importe vraiment pour vous.
Au sujet de Davy
Davy Duthieuw a écrit 320 articles.
Entrepreneur et Webmarketeur
