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Avez-vous l’impression que parfois (souvent), tout ce qui vous entoure, le monde entier, chaque chose cherche à attirer votre attention en même temps ? Se laisser distraire est très facile, apprendre à ignorer, l’est beaucoup moins. Voici quelques conseils pour organiser votre temps de travail, qui vous aideront à accomplir davantage :
Comment organiser son temps de travail efficacement :
1. Faites une liste de choses à faire, classée par priorité, et par jour. Des études montrent que les gens qui ont des listes sont 90% plus susceptibles d’en venir au bout, que ceux qui ne le font pas. Utilisez le gadget « Notes » de Windows, l’application Note sur Mac, ou encore l’application « TaDaList » (Navigateur et Iphone).
Note : Ne vous laissez pas envahir par les listes. Si il y a une tâche que vous êtes incapable d’accomplir le jour même, passez à la suivante, n’attendez pas plusieurs jours, avant de vous lancer dans une nouvelle tâche.
2. Soyez réaliste sur le temps qu’il vous faut pour avancer dans votre travail. Bloquez une durée raisonnable sur votre agenda, surtout si c’est un rendez-vous ou une tâche importante. N’hésitez pas à bloquer beaucoup plus de temps que prévu, vous pourrez toujours réutiliser ce temps, si il vous en reste.
3. Prévoyez du temps seul, sans interruption. Si cela implique de fermer la porte de votre bureau et de laisser votre répondeur prendre vos messages téléphoniques, alors faites-le. Faites-le pendant la période la plus productive de votre journée. Êtes-vous une personne du matin ? Commencez votre journée avec un peu de temps au calme, quand vous êtes le plus productif et le mieux concentré. Même si il s’agit d’amis et de famille.
Note : Souvent, vous êtes invité à « répondre en urgence », à « être disponible en cas d’urgence ». Il n’y a aucune urgence, sinon une urgence pour la personne qui en a besoin. C’est votre temps, et seulement votre temps. Ne faites pas d’exception, même si il s’agit de votre famille ou vos amis. Ceci dit, les urgences existent (Mauvaise nouvelle, problème familiale…), et dans ce cas vous serez contacté par téléphone. Pour toute autre chose, vous n’êtes pas là.
4. Ne soyez pas multitâche. Nous sommes beaucoup plus productifs, quand nous pouvons nous concentrer sur une tâche à la fois, plutôt que de constamment jongler avec une douzaine de projets différents. Et vous : pensez-vous que vous avez réellement accompli quelque chose quand vous vous occupez peu à peu de chaque chose sur votre liste ? Effectuer plusieurs tâches, oui. En même temps, non. C’est la même chose pour vos projets, limitez la quantité de projets à vous occuper. Même si ça peut représenter un sacrifice…
5. Dites-vous toujours « oui » ? Apprenez à dire non. Parfois, ajouter juste une chose à votre liste de tâches signifie travailler une heure supplémentaire. Demandez-vous si vous avez vraiment le temps et l’énergie pour gérer une tâche de plus, qui parfois, ne vous apporte rien. Ne culpabilisez pas, vous verrez que d’ici quelques jours, personne n’y pensera plus.
Note : Depuis que je suis au Mexique, et que dans la rue, il y a un vendeur tous les deux mètres, j’ai appris à dire NON. Dire non m’est devenu indispensable, au fur et à mesure que mon activité grandissait. Oui les gens vont se « vexer », mais il s’agit de votre temps, pas de céder à tous les caprices des autres. Si vous dîtes non de façon justifiée, et que quelqu’un se vexe, alors vous aviez tout à fait raison de dire non. Les gens qui vous respectent réellement, sauront respecter et comprendre lorsque vous dîtes non, et respecter votre temps.
6. Travaillez-vous à la maison ? Ne laissez pas les distractions courantes vous déconcentrer. Ce panier de linge sera toujours là ce soir. A part si vous aviez promis à votre femme ou homme de mettre en route la machine ce soir, n’hésitez pas à cumuler les choses à faire, pour les faire plus tard, en une seule fois (On parle bien ici de tâches domestiques). Tout simplement, car si mettre la machine en route vous prend 15 minutes, vous allez en réalité perdre de 30 à 45 minutes. Il y a toujours des choses annexes qui s’ajoutent, ou encore le temps de vous remettre dans le bain.
7. Essayez de combiner des tâches. Si vous avez beaucoup d’appels téléphoniques à passer et des e-mails à répondre, faites tous les appels téléphoniques d’abord, puis attaquez-vous aux e-mails. Il y a toujours un temps de transition, entre une tâche et une autre. Si vous réunissez les tâches qui se ressemblent, vous irez beaucoup plus vite dans l’accomplissement de celles-ci.
8. Conservez tous vos contacts à un seul endroit, à portée de main. Outlook, carnet d’adresses, smartphone… Vous devez avoir un accès rapide et facile à tous vos numéros de téléphone et adresses e-mail. Si vous avez un Mac, tout sera synchronisé. Sinon, ne perdez pas de temps à rechercher des adresses, e-mails, téléphones, dont vous avez besoin fréquemment.
Note : C’est aussi valable pour les fichiers, mots de passe, documents… Utilisez Evernote et Dropbox pour garder toutes vos informations partout, organisez vos fichiers proprement dans des dossiers adéquats, et si vous stockez des e-mails, privilégiez Evernote pour stocker les infos dont vous avez besoin.
9. Utilisez votre temps d’attente de façon productive. Lorsque vous attendez un rendez-vous ou que vous faites un voyage, rattrapez votre retard sur la lecture de revues spécialisées, la correspondance, ou cherchez des idées créatives pour promouvoir votre entreprise. Chez le docteur par exemple, répondez à vos emails en attente, gérez vos commentaires, vos réseaux sociaux… Le temps à ne rien faire, est du temps perdu. Le cas échéant, utilisez-le pour vous détendre (Écoutez de la musique, regardez un film, lisez des ebooks, écoutez des audio-books…), mais ne rien faire est extrêmement contre-productif. (Sans blague ?)
10. A la fin de chaque journée, faites un plan pour le lendemain. Écrivez la liste des choses à faire, classez-la par priorités, puis nettoyez votre bureau. Privilégiez les tâches les plus longues et les plus fastidieuses, en début de journée. C’est le moment où votre motivation est à son maximum, utilisez-la a bon escient.
Au sujet de Davy
Davy Duthieuw a écrit 320 articles.
Entrepreneur et Webmarketeur
